WBTR (WET BESTUUR en TOEZICHT RECHTSPERSONEN)
Stappenplan
ORGANISATIE: Historische Genootschap Oud-Middelye, hierna te noemen HGOM
Vastgesteld tijdens Bestuursvergadering 28 maart 2022
Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR :
STAP 1: GOED BESTUUR
• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de HGOM. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de HGOM) als extern (in relatie met derden).
• Bij aankopen en/of uitgaven stellen wij het belang van de HGOM voorop. In situaties die van belang zijn voor de HGOM, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de HGOM
• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: namens de HGOM handelen in overeenstemming met wet en goede zeden en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat derden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
• Wij hebben een plan en een missie waarin de doelen van onze HGOM staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.
• Er is een goede regeling voor onze financiën. Wij gaan bewust om met uitgaven van de gelden en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
• Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening
. • Wij hanteren het vier-ogen principe bij betalingen vanaf € 5000. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
• Bij uitgaven boven de € 20.000 vragen wij minimaal 2 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
• Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen. Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjarig-)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.
• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben minimaal 1x per kwartaal een bestuursvergadering, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard.
• Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor de HGOM. We brengen in kaart welke risico's er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.
• Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar). Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie (tenminste een keer per jaar). Indien nodig passen wij de afspraken aan.
Stap 2: Aansprakelijkheid van bestuursleden
Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR: Binnen onze HGOM maken wij de volgende afspraken:
1. Voor huidige bestuursleden
Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de HGOM. Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen
• Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
• Dat we handelen conform de wet, en statuten
• Dat we ons houden aan de afspraken zoals neergelegd in stap 1 met betrekking tot ‘Goed bestuur'.
• We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en) (zie Stap 3: Tegenstrijdig belang)
• Wij voldoen aan de administratieplichten.
• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de HGOM niet kan nakomen.
• Wij doen geen betalingstoezeggingen.
• Wij zorgen ervoor dat de HGOM voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
2. Voor nieuwe bestuursleden
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
• De financiële situatie van de HGOM
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
• De afgesloten wettelijke aansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
3. Voor aftredende bestuursleden
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken van de HGOM (indien van toepassing conform de regeling in de statuten of expliciet in een goedkeuringsbesluit opnemen bij de jaarrekening).
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Vastlegging van de afspraken.
Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 spreken wij af:
• deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar)
• om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
Stap 3: Tegenstrijdig belang
Als bestuur spreken wij het volgende af over tegenstrijdig belang:
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Indien deze melding telefonisch gebeurt, dan wordt deze melding ook per e-mail of brief vastgelegd. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in de notulen, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald, omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, dan zal het bestuur zelf alsnog een besluit nemen en dit besluit schriftelijk motiveren, tenzij er in de statuten iets anders is bepaald.
Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
I. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de HGOM enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
II. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
III. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de HGOM ten behoeve van een bestuurder. Wij spreken af deze afspraken minstens éénmaal per jaar te controleren op actualiteit.
Stap 4: Afwezigheid van één of meer bestuursleden
Wij hebben als bestuur het volgende afgesproken:
• Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie. In geval er minder dan drie bestuursleden resteren, dan zullen een of meerdere personen met het medebestuur worden belast, naast de overgebleven bestuurders. Deze personen worden benaderd door het resterende bestuur.
• Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders zijn de leden tijdens een ledenvergadering bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
• Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals in de statuten is vastgelegd.
• Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten.
• Wij leggen de procedure vast in de statuten.
• Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.
Stap 5: Meervoudig stemrecht
Als bestuur hebben wij het volgende vastgesteld ten aanzien van meervoudig stemrecht:
Het meervoudig stemrecht is voor onze HGOM niet van toepassing.
Stap 6: Toezicht
Wij hebben als bestuur het volgende vastgesteld aangaande toezicht:
• Wij leggen jaarlijks verantwoording af aan de leden tijdens de ALV
Stap 7. Ontslag bestuurders
Als bestuur hebben wij de volgende stappen en/of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR: De benoeming, herbenoeming en het ontslag van bestuurders is vastgelegd in de statuten van de HGOM. Als bestuur zorgen wij dat de samenstelling van het bestuur zodanig is dat zij op de juiste wijze invulling kunnen geven aan de bestuurstaak. Ook zorgen wij er voor dat de bestuurders onafhankelijk van elkaar kunnen acteren en kritisch zijn op het handelen van de medebestuursleden
Plak hier de statuten]
1. Kopieert de tekst vanuit word of pdf naar kladblok
2. Kopieer vanuit kladblok naar beheergedeelte
3. Bewerk dan de tekst met zwart maken van koppen en dergelijke